EMA GROUP · 7 empresas · Periodo 2026 — qué falta para arrancar en producción, y el sistema funcionando con los datos del Modelo Hynapsis
Abrir el sistema →Usuario emiliot · empresa CAPY (LAB) · Periodo 2026
Antes de mirar el sistema, lo que hay que cerrar hoy: desde cuándo opera, qué datos faltan para que los saldos sean reales, quién lo va a operar y qué pasos siguen hasta producción.
No se cargan documento por documento. Del periodo solo se toma el resultado acumulado para que cada partida arranque con su saldo real.
Las facturas, órdenes de pago y movimientos de caja se imputan a su partida y centro de costo a medida que se cargan.
Sin esto, el sistema muestra el presupuesto anual completo como disponible cuando en realidad ya se consumieron siete meses. Es el insumo que destraba todo lo demás.
| Qué necesitamos | Con qué detalle | Para qué |
|---|---|---|
| Ejecutado acumulado enero–julio | Por rubro y, si es posible, por centro de costo. Un importe por línea, no el detalle de comprobantes. | Es el saldo inicial de cada partida: lo ya gastado del presupuesto 2026. Sin esto el % de ejecución y las alertas no son reales. |
| Saldos de bancos y caja al 31/07 | Saldo de cada cuenta al cierre del 31 de julio. | Es el saldo inicial del flujo de caja: el punto desde el que arranca la proyección de agosto en adelante. |
| Pendientes al 31/07 | Cuentas por cobrar y por pagar con vencimiento de agosto en adelante. | Para que la proyección de tesorería arranque completa y la conciliación cierre contra el banco. |
| Ajustes al presupuesto ya decididos | Ampliaciones, reducciones o reasignaciones hechas entre enero y julio que no estén en el Excel del consultor. | Para que el presupuesto vigente en el sistema sea el que hoy usa el directorio, no el original de enero. |
Los nombres vienen de lo conversado en mayo. Lo que falta es confirmarlos y cerrar los dos roles que quedaron abiertos.
| Rol | Quién | Qué hace en el día a día |
|---|---|---|
| Aprobación presupuestaria | Noelia Samaniego | Aprueba ampliaciones, reducciones y transferencias; define criterios de imputación. Es quien decide cuando un gasto se sale de lo presupuestado. |
| Control e imputación | Lidia Machain | Revisa la bandeja de comprobantes y los aplica a la partida y centro de costo que corresponde. |
| Ventas y facturación | María | Carga de comprobantes de venta, que alimentan la proyección de ingresos. |
| Cargas operativas | Ana y Yamila | Carga diaria de facturas de compra, órdenes de pago y movimientos de caja. |
| Conciliación bancaria | A definir hoy | Cruza el flujo proyectado contra los movimientos del banco. Es lo que garantiza que el flujo dé igual que los saldos reales. |
| Responsable por centro de costo | A definir hoy | Quién responde por el gasto de cada área (Administración, Comercial, Técnico, Infraestructura…). Es a quien se le consulta antes de ampliar una partida. |
| Configuración y soporte | HINAPSYS | Carga del corte, ajustes de estructura, capacitación y acompañamiento del primer cierre. |
Cinco pasos. Los dos primeros dependen del cliente; el resto lo acompañamos nosotros.
Validar la estructura de centros de costo ya cargada, confirmar el corte al 31 de julio, y cerrar los dos roles pendientes (conciliación y responsables por centro de costo).
El cliente pasa el acumulado enero–julio, los saldos bancarios al 31/07 y los pendientes. Nosotros lo cargamos y verificamos que los saldos disponibles queden correctos.
Hoy el 70% del monto está en el centro de costo padre porque el Excel solo abre por área en enero. Es la jornada de trabajo que quedó pendiente desde el 11 de junio: repartir cada línea entre Administración, Comercial, TI, Técnico e Infraestructura.
Una sesión por perfil: carga, imputación y control, y aprobación. Con manuales propios de EMA GROUP, con capturas del sistema.
El equipo carga e imputa; nosotros revisamos con ellos las primeras semanas. El objetivo concreto: cerrar agosto en el sistema a comienzos de septiembre, con reporte de ejecución, flujo conciliado contra el banco y su snapshot.
| Cuándo | Qué se hace | Quién |
|---|---|---|
| Todos los días | Cargar los comprobantes e imputarlos a su partida y centro de costo | Cargas + Control |
| Cada semana | Revisar la bandeja de pendientes sin imputar y conciliar los movimientos del banco | Control + Conciliación |
| Cuando haga falta | Ampliar o reasignar una partida que se quedó sin saldo, con su aprobación | Gerencia |
| Al cierre del mes | Reporte de ejecución, flujo conciliado, snapshot y lectura para el directorio | Gerencia + HINAPSYS |
Origen: el Excel del consultor (Fundamento Soluciones Estratégicas). Se cargó empresa por empresa y se validó cada total contra el archivo.
| Empresa | Presupuesto 2026 | Centros de costo | Validación |
|---|---|---|---|
| CAPY (Casa Matriz, Campo 9, Naranjal) | 117.041.224.066 | 3 + 15 áreas | exacto |
| EMA GROUP PY | 39.789.352.297 | 1 + 6 áreas | exacto |
| GUARINKA | 38.932.414.669 | 1 + 5 áreas | exacto |
| ABA (Abogados Ambientales) | 38.887.031.697 | 1 + 5 áreas | exacto |
| DYGSA | 38.435.962.621 | 1 + 5 áreas | exacto |
| NEXUS | 38.419.279.327 | 1 + 5 áreas | exacto |
| SAAP | 38.288.108.119 | 1 + 5 áreas | exacto |
Criterio acordado: empresa → sucursal → área. Las áreas se crearon como unidades contables hijas, tal como quedó en la reunión.
Presupuestos → Configuración → Unidades Contables
El árbol de centros de costo. Cada unidad tiene código, descripción, nivel y unidad padre — así una sede agrupa a sus áreas.
Para qué sirve: es la estructura sobre la que se presupuesta y se imputa. Se puede ampliar en cualquier momento sin tocar lo ya cargado.
Presupuestos → Partidas Presupuestarias
Una fila por rubro × centro de costo, con el monto anual, su apertura mes a mes, el ejecutado y el saldo.
Para qué sirve: es el presupuesto aprobado. No se edita a mano: todo ajuste pasa por una modificación presupuestaria, que deja rastro.
Presupuestos → Aplicación Presupuestaria
La bandeja de comprobantes que cargó el sistema de escritorio: facturas, órdenes de compra, movimientos de caja y órdenes de pago. Cada línea se imputa a una partida.
Para qué sirve: es el punto donde el gasto real consume el presupuesto. Si la factura trae artículo, el rubro viene propuesto; si no, se elige a mano.
Ocurre al aplicar
Alerta Soft: avisa al superar el umbral configurado (80% por defecto) y deja seguir.
Bloqueo Hard: si el monto supera el saldo, no deja aplicar y ofrece Solicitar Autorización.
Para qué sirve: evita ejecutar por encima de lo aprobado sin que alguien lo autorice expresamente.
Presupuestos → Modificaciones
Ampliación, reducción o transferencia entre partidas, con circuito de aprobación: Borrador → Pendiente → Aprobado → Aplicado.
Para qué sirve: el presupuesto cambia durante el año, pero con trazabilidad de quién pidió y quién aprobó. El saldo recién se mueve en el paso Aplicado.
Presupuestos → Reporte de Ejecución
Presupuestado vs. ejecutado por rubro, agrupado por centro de costo, con % de avance. Se puede filtrar por una sede y trae también sus áreas.
Para qué sirve: es la vista de control mensual; haciendo clic en una partida se ve el detalle de los comprobantes que la consumieron.
Presupuestos → Dashboard Ejecutivo
Resumen del grupo o de una empresa: egresos e ingresos presupuestados, ejecución, tesorería, ejecución por centro de costo y evolución mensual.
Para qué sirve: es la pantalla para el directorio; permite ver el consolidado del holding o bajar a una empresa.
Cash Flow → Matriz Mensual
Los 12 meses por concepto, separando ingresos y egresos, operativo e inversión.
Para qué sirve: es el flujo de caja proyectado del año — el equivalente al Excel, pero alimentado por el sistema.
Cash Flow → Matriz (Guardar Snapshot) e Historial
Una foto del flujo a una fecha, para comparar contra otra posterior.
Para qué sirve: responder “¿qué cambió respecto de la semana pasada?” sin depender de copias del Excel.
Cash Flow → Conciliación
Cruza las proyecciones contra los movimientos bancarios reales importados. Hoy hay 1.870 movimientos disponibles para vincular.
Para qué sirve: cerrar el ciclo proyectado → realizado y que el flujo coincida con el banco, que es el punto de control acordado.
Cash Flow → Inter-Compañías / Reglas Recurrentes
Préstamos y transferencias entre empresas del grupo, y reglas de gastos que se repiten todos los meses.
Para qué sirve: refleja la operación real del holding (la madre cubre déficits de las filiales) sin cargar todo a mano.
Cada caso usa comprobantes reales que ya están en el sistema y una partida concreta. Los saldos indicados son los de arranque, antes de tocar nada.
| Comprobante | Factura 001-406-0029819 · SELTZ S.A. · 10/6/2026 · “Agua” |
|---|---|
| Monto | 145.000 Gs. |
| Rubro | Caja Chica |
| Centro de costo | Casa Matriz — saldo 22.000.000 |
| Resultado esperado | Avisa que el documento no tiene artículo, se elige el rubro a mano y el saldo queda en 21.855.000 |
Qué mostrar: que el sistema no adivina cuando falta el artículo, pero deja resolverlo en el momento.
| Comprobante | Factura 001-001-0000205 · ANGEL ALBERTO RINCON · 9/6/2026 · “Honorarios profesionales” |
|---|---|
| Monto | 990.000 Gs. |
| Rubro | Honorarios al Personal |
| Centro de costo | Casa Matriz – Técnico — saldo 26.007.146 |
| Resultado esperado | El selector ofrece la misma partida en 4 centros distintos; se elige Técnico y el saldo queda en 25.017.146 |
Qué mostrar: acá se ve para qué sirvió abrir por áreas — el mismo gasto puede ir a Técnico, Infraestructura o Administración.
| Comprobante | Factura 001-001-0000140 · GRUPO F36 S.A. · 29/4/2026 · “Servicios contratados” |
|---|---|
| Monto | 12.500.000 Gs. |
| Rubro | Servicios Contratados |
| Centro de costo | Casa Matriz – Administración — saldo 12.600.000 |
| Resultado esperado | Deja aplicar pero avisa: la partida queda al 99% de consumo, muy por encima del umbral del 80% |
Qué mostrar: el aviso preventivo. No frena la operación, pero deja claro que ese rubro está por agotarse y conviene ampliarlo o reasignar.
| Comprobante | Factura 001-001-0000086 · RIVAROLA GAONA, JUAN ANDRÉS · 2/6/2026 · “Honorarios por proyecto” |
|---|---|
| Monto | 8.000.000 Gs. |
| Rubro | Regalos Corporativos (cualquier partida chica sirve para el ejemplo) |
| Centro de costo | Casa Matriz — saldo 3.500.000 |
| Resultado esperado | Cartel “Saldo Insuficiente”: disponible 3.500.000 / solicitado 8.000.000, con botón Solicitar Autorización |
Qué mostrar: el control duro. Probado en dev — no deja pasar y ofrece la vía de excepción para cuando la gerencia lo autoriza.
| Dónde | Presupuestos → Modificaciones → Nueva Modificación |
|---|---|
| Datos | Tipo Ampliación · Periodo 2026 · Rubro PE_REG – Regalos Corporativos · CC MTZ – Casa Matriz · 1.000.000 |
| Circuito | Crear → Enviar a Aprobación → Aprobar → Aplicar |
| Resultado esperado | La partida pasa de 3.500.000 a 4.500.000 de saldo, con el ajuste registrado aparte del monto original |
Qué mostrar: el saldo solo cambia en el paso “Aplicar”. Aprobar no mueve plata todavía — eso es a propósito.
| Dónde | Aplicación Presupuestaria → pestaña Historial de Aplicaciones |
|---|---|
| Acción | Desaplicar la imputación del caso 1 (SELTZ, 145.000) |
| Resultado esperado | El comprobante vuelve a la bandeja de pendientes y el saldo regresa a 22.000.000 |
Qué mostrar: que un error de imputación se corrige solo, sin tocar la contabilidad.
| Dónde | Cash Flow → Matriz Mensual → Guardar Snapshot |
|---|---|
| Acción | Guardar con una descripción (ej. “Base agosto 2026”), luego verlo en Historial de Snapshots |
| Resultado esperado | Queda registrado con fecha, usuario y tipo, listo para comparar contra el próximo |
Qué mostrar: es el reemplazo de guardar copias del Excel “flujo al 11 de junio”, “flujo al 11 de julio”.
| Dónde | Cash Flow → Conciliación |
|---|---|
| Qué hay hoy | 522 proyecciones pendientes y 1.870 movimientos bancarios reales sin vincular |
| Resultado esperado | Seleccionar una proyección y un movimiento, y conciliarlos |
Qué mostrar: el punto de control que se acordó — el flujo tiene que dar igual que la suma de los bancos.
Contrastado contra la propuesta EJT 1150/2026 y el alcance del proyecto. La última columna dice qué se decidió finalmente en el camino.
| Lo que se ofreció | Estado | Qué se decidió |
|---|---|---|
| Estructura multidimensional de centros de costo | Implementado | Jerárquico empresa → sucursal → área, según lo acordado el 11/06 |
| Imputación con asignación de centro de costo | Implementado | La factura con artículo propone el rubro; sin artículo se elige a mano |
| Alertas de desvío (Soft) y bloqueos (Hard) | Implementado | Operan al aplicar el comprobante en la web, con opción de autorización |
| Cash flow real y proyección de tesorería | Implementado | Matriz mensual, motor de proyecciones desde cuentas por cobrar/pagar y snapshots |
| Control inter-compañías | Implementado | Pantalla propia de préstamos y transferencias entre empresas del grupo |
| Dashboards directivos | Implementado | Consolidado del holding o por empresa, con tesorería incluida |
| Auditoría drill-down | Implementado | Desde la partida se abre el detalle de comprobantes que la consumieron |
| Conciliación bancaria del flujo | Implementado | Macheo asistido contra los movimientos importados, no automático |
| Control presupuestario en tiempo real al cargar | Fuera de alcance | Decisión de arquitectura: la carga sigue en el sistema de escritorio y no se toca. El control ocurre al aplicar en la web. Pasará a tiempo real cuando la carga migre al portal |
| Balance de comprobación presupuestado vs. real | Pendiente | Hoy se cubre con el Reporte de Ejecución; el balance contable formal se sirve desde el módulo de Libros Contables |
| Gestión comercial y backlog de contratos | Pendiente | Corresponde a la Fase 3 y al proyecto comercial (COT 1160), no al módulo presupuestario |
| Cierre y congelamiento de periodo | Parcial | El circuito existe (cerrar/reabrir con historial); falta certificarlo con el cliente |
Cosas que conviene saber para que nada sorprenda en vivo.
Pasa cuando se publica una versión nueva con la pestaña abierta: el navegador se queda con el archivo viejo. Una recarga forzada lo arregla.
Toma las facturas a plazo pendientes y las proyecta: sumaría 109 proyecciones por 3.622 millones a lo ya cargado. Es correcto que lo haga, pero cambia los totales de la matriz. Mejor mostrarlo solo si se quiere explicar esa función.
Las facturas traen artículos del catálogo comercial (“Honorarios profesionales”, “Costos operativos generales”), que no son los rubros del presupuesto. Hasta mapearlos, toda imputación se elige a mano. Ver el punto 1.b del arranque.
Escribir el texto y presionar Enter; no filtra mientras se tipea.
Los otros 27 están en cero en el Excel, así que no tienen partida. Si se busca “Insumos de limpieza” o “Publicidad” no va a aparecer: no es una falla del sistema, es que el presupuesto no tiene monto ahí.
Si se pega una dirección directa a una pantalla, la grilla puede salir vacía porque no se inicializa el periodo.
Los comprobantes de la bandeja son reales, pero el último cargado es del 10 de junio. Todos los casos de esta guía usan documentos de 2026. En producción se va a operar con los de agosto en adelante.
| Problema encontrado | Impacto |
|---|---|
| El saldo se descontaba dos veces al aplicar un comprobante (y devolvía el doble al desaplicar; lo mismo en las modificaciones) | Alto |
| No se podía crear ninguna modificación presupuestaria: los selectores de periodo y rubro quedaban vacíos | Alto |
| Filtrar por una sede no traía las partidas de sus áreas | Medio |
| El selector de rubro mezclaba los 382 artículos comerciales con los conceptos presupuestarios | Medio |
| Importes con decimales en guaraníes y encabezado de agrupación sin nombre | Bajo |